Cuando un cliente solicita un visado para Estados Unidos, ya sea para estudiar, trabajar o residir de forma permanente, todos los documentos de su expediente deben traducirse con cuidado. Eso es obvio. Incluso un pequeño error puede dar lugar a una solicitud de pruebas (RFE) por parte de las autoridades de inmigración, lo que retrasaría todo el proceso o pondría en peligro el caso.
Por eso es tan importante contar con un proceso de traducción sólido. Una traducción bien preparada no solo transmite el significado con precisión, sino que también conserva el formato original, lo que facilita a los funcionarios de inmigración la comparación entre el documento original y la traducción. Además, confiere más credibilidad a la traducción que un documento con un formato impreciso. Igualmente importante es un proceso de control de calidad en varias etapas que comprueba la precisión, la coherencia y la integridad antes de la entrega.
El flujo de trabajo de la traducción certificada: donde la tecnología apoya, pero no sustituye, el papel humano
Así es como un proveedor fiable suele gestionar la traducción de documentos para trámites de inmigración:
- Conversión de PDF a formato editable
La mayoría de los documentos llegan en formato PDF escaneado. El primer paso consiste en utilizar el OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y realizar ajustes para convertirlos en archivos Word editables ( ). Esto permite al traductor mantener el formato original y garantizar que todo el texto sea editable (traducible). También ayuda a evitar correcciones de formato de última hora. - Aplicación selectiva de la traducción automática
Para contenidos estandarizados y repetitivos, como documentos de identidad, certificados de nacimiento, extractos bancarios e informes de nóminas, se puede utilizar la IA, concretamente la traducción automática (MT), para generar un primer borrador. Esto ayuda a acelerar el proceso y a mantener unos costes razonables. Sin embargo, en el caso de documentos con matices o formatos variados, como diplomas, expedientes académicos o cartas, se evita la traducción automática. Estos requieren una traducción humana completa para garantizar la precisión.
- Edición humana
Un lingüista cualificado (un editor, no el traductor) revisa cuidadosamente todo el borrador, corrigiendo errores, refinando la elección de palabras y asegurándose de que la traducción sea precisa y adecuada al contexto. - Revisión humana
Un segundo lingüista revisa el archivo para verificar la coherencia, la claridad, la terminología y el formato. Esta capa ayuda a detectar cualquier error que pueda haber pasado desapercibido en pasos anteriores. - Verificación y entrega
Antes de la entrega, se comprueba que el documento cumpla con las especificaciones del cliente (combinación de idiomas, traducción de sellos y timbres, requisitos de apostilla, etc.). Este paso es fundamental para garantizar la claridad y el cumplimiento normativo. - Añadir el certificado de exactitud
Cada traducción se entrega con un certificado de exactitud, tal y como exige el USCIS. Cuando es posible, contar con esta certificación emitida por un traductor jurado, un profesional oficialmente autorizado en su país de origen, añade mayor credibilidad. Es importante destacar que, en la mayoría de los casos, esto no supone un coste adicional.
Dónde ayuda la IA y dónde no se puede confiar en ella
Aunque la traducción automática es útil durante la fase de redacción de determinados tipos de documentos, su uso se limita al paso 2 del proceso. Todas las demás etapas (formateo, edición, revisión y verificación) siguen dependiendo de profesionales humanos cualificados.
Confiar únicamente en los resultados brutos de la máquina, o utilizar herramientas como Google Translate y OCR básico, conlleva riesgos importantes:
- Los nombres y las fechas pueden traducirse incorrectamente o intercambiarse.
- Las notas manuscritas y los sellos pueden omitirse por completo.
- Las abreviaturas y expresiones idiomáticas pueden dar lugar a malentendidos.
- Las diferencias de diseño pueden confundir a los revisores y retrasar el procesamiento.
En materia de inmigración, estos problemas no solo son un inconveniente, sino que pueden arruinar todo el proceso.
La traducción automática puede acelerar algunas partes del proceso de traducción, pero solo si se supervisa cuidadosamente. Cuando se trata de documentos legales y personales, especialmente en el ámbito de la inmigración, la precisión y la responsabilidad son imprescindibles. Un proceso estructurado y dirigido por personas sigue siendo la forma más fiable de evitar solicitudes de información adicional y garantizar el buen desarrollo de los casos.
Acerca de Varendi
Desde 1989, Varendi se ha especializado en traducciones técnicas y certificadas en inglés, español y portugués (Brasil). Con un enfoque en la calidad del proceso y el cumplimiento legal, Varendi apoya a los bufetes de abogados de inmigración y a sus clientes con traducciones precisas y conformes con los requisitos del USCIS, entregadas a tiempo y listas para su presentación.
